kuva rauhallisesta keskustelutilanteesta neuvotteluissa

Miten laatia kieltävä vastaus tarjouspyyntöön

Kieltäytyessäsi tarjouspyynnöstä, ole kohtelias ja kiitä mahdollisuudesta. Ilmaise selkeästi syyt kieltäytymiselle ja tarjoa vaihtoehtoja tai tulevaa yhteistyöhalukkuutta.


Kun saat tarjouspyynnön, johon et voi tai halua vastata, on tärkeää laatia kieltävä vastaus ammattimaisesti ja kohteliaasti. Tällainen vastaus auttaa säilyttämään hyvät suhteet asiakkaaseen tai liikekumppaniin, mikä voi olla hyödyllistä tulevaisuudessa. Kieltäytymisviestin laatiminen voi vaikuttaa haasteelliselta, mutta oikealla lähestymistavalla se voi olla yksinkertaista ja tehokasta.

Vastausmuotoilu

Kieltäytymisviestin tulisi olla selkeä ja lyhyt. Seuraavat kohdat kannattaa ottaa huomioon:

  • Otsikko: Käytä selkeää otsikkoa, joka kertoo vastaanottajalle heti, mitä viesti sisältää.
  • Kiitos: Aloita viesti kiittämällä tarjouksesta.
  • Syyn esittäminen: Lyhyt selitys, miksi et voi hyväksyä tarjouspyyntöä.
  • Hyväksyminen tulevaisuudessa: Vahvista mahdollisen tulevan yhteistyön mahdollisuus.
  • Hyvää jatkoa: Toivota vastaanottajalle onnea tai menestystä heidän hankkeessaan.

Esimerkki kieltäytymisviestistä

Alla on esimerkki kieltävästä vastauksesta tarjouspyyntöön:

Otsikko: Vastaus tarjouspyyntöön

Hyvä [Vastaanottajan nimi],

Kiitos paljon tarjouspyynnöstä, jonka lähetit meille. Arvostamme kiinnostustasi palveluitamme kohtaan.

Valitettavasti emme voi tällä hetkellä hyväksyä tarjouspyyntöäsi. Syynä on se, että meillä on tällä hetkellä muita prioriteetteja, jotka estävät meitä sitoutumasta uusiin projekteihin.

Toivomme kuitenkin, että voimme olla yhteydessä tulevaisuudessa ja mahdollisesti tehdä yhteistyötä, kun aikataulumme sallii sen.

Toivotamme sinulle menestystä hankkeesi kanssa.

Ystävällisin terveisin,

[Oma nimesi]
[Oma yrityksesi]

Lisätietoja artikkelistasi

Tulevassa artikkelissani syvennämme aiheeseen tarkemmin ja tarjoamme lisää esimerkkejä, vinkkejä ja käytännön ohjeita kieltävän vastauksen laatimiseen tarjouspyyntöihin. Käymme läpi erilaisia tilanteita, joissa tällainen viesti voi olla tarpeen, ja annamme suosituksia siitä, miten viestin sävy ja sisältö voidaan räätälöidä vastaanottajan mukaan. Lisäksi tarkastelemme, miten voit parantaa viestintätaitojasi ja luoda hyviä suhteita asiakkaisiin myös kieltäytymisen jälkeen.

Kieltävän vastauksen muotoilu ystävällisesti ja kohteliaasti

Kieltävän vastauksen kirjoittaminen tarjouspyyntöön vaatii erityistä huomiota, sillä se voi vaikuttaa tuleviin liiketoimintamahdollisuuksiin. On tärkeää muotoilla vastaus kohteliaasti ja ammattimaisesti, jotta asiakas tuntee itsensä arvostetuksi, vaikka tarjous ei olisikaan hyväksyttävissä.

Vastausrakenteen perusperiaatteet

Kieltävän vastauksen tulisi sisältää seuraavat osat:

  • Alkuperäinen tervehdys: Aloita vastaus ystävällisellä ja kohteliaalla tervehdyksellä.
  • Syy kieltävälle vastaukselle: Tarjoa lyhyt ja selkeä syy, miksi tarjouspyyntöön ei voida suostua.
  • Positiivinen päätös: Ilmaise toiveet tuleville yhteistyömahdollisuuksille tai tarjoa vaihtoehtoja.
  • Kiitos ja hyvästely: Kiitä asiakasta heidän kiinnostuksestaan ja lopeta vastaus positiivisella nuotilla.

Esimerkki kieltävästä vastauksesta

Alla on esimerkki siitä, miten voit muotoilla ystävällisen ja kohteliaan kieltävän vastauksen:

Hyvä [Asiakkaan nimi],

Kiitämme teitä tarjouspyynnöstänne [tuote/palvelu], joka saapui [päivämäärä]. Valitettavasti joudumme ilmoittamaan, että emme voi tällä hetkellä hyväksyä tarjoustanne.

Tämä päätös liittyy [syy, esim. budjetin ylitys, aikaraja tai resurssit], emmekä valitettavasti voi tällä hetkellä sitoutua. Arvostamme kuitenkin yhteistyötämme ja toivomme, että voimme tulevaisuudessa tarkastella uusia mahdollisuuksia yhdessä.

Kiitos ymmärryksestänne. Toivotamme teille menestystä tulevissa projekteissanne.

Ystävällisin terveisin,
[Oma nimi]
[Oma yritys]

Vinkkejä ja suosituksia

Muista, että yhteydenpito asiakkaan kanssa on tärkeää. Ota huomioon seuraavat seikat:

  1. Käytä ystävällistä ja ammattimaista kieltä.
  2. Älä mene yksityiskohtiin, jotka voivat loukata asiakasta.
  3. Pidä viesti lyhyenä ja ytimekkäänä.
  4. Älä koskaan unohda kiittää asiakasta heidän ajastaan ja vaivastaan.

Asianmukaisesti muotoiltu vastaus voi avata ovia tuleville yhteistyömahdollisuuksille, joten panosta sen laatuun.

Usein kysytyillä kysymyksillä

Mitkä ovat tärkeimmät syyt kieltävälle vastaukselle?

Kieltävä vastaus voi johtua resurssipulasta, aikarajoista tai siitä, että tarjous ei vastaa yrityksen strategisia tavoitteita.

Kuinka muotoilla kieltävä vastaus kohteliaasti?

Vastaus tulisi aloittaa kiittämällä tarjouspyynnöstä ja sen jälkeen selkeästi ilmoittaa päätöksestä sekä perustella se mahdollisimman rakentavasti.

Voiko kieltävässä vastauksessa antaa tulevaisuuden mahdollisuuksia?

Kyllä, on suositeltavaa mainita, että tulevaisuudessa yhteistyö voi olla mahdollista, mikäli olosuhteet muuttuvat.

Kuinka pitkä kieltävän vastauksen tulisi olla?

Vastaus kannattaa pitää lyhyenä ja ytimekkäänä, yleensä 2-4 kappaletta riittää hyvin.

Onko hyvä käytäntö seurata kieltävää vastausta?

Kyllä, on suositeltavaa seurata kieltävää vastausta kiitoksella ja toivotuksilla, mikä voi ylläpitää hyviä suhteita.

Avainkohdat
Kiitä tarjouspyynnöstä
Ilmoita päätöksestä selkeästi
Perustele kieltäminen rakentavasti
Mahdolliset tulevaisuuden yhteistyömahdollisuudet
Säilytä kohtelias sävy
Tarjoa yhteystietoja lisäkysymyksiä varten

Jätäthän kommenttisi ja kerro, onko tämä artikkeli ollut hyödyllinen. Tarkista myös muita artikkeleita verkkosivustollamme, jotka saattavat kiinnostaa sinua!

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

Scroll to Top